一所懸命紙モノをデジタル化して減らす記事を書いてきましたが…。
どうしても保存が必要な時ってありますよね。 そんな紙モノの保存はこんな感じでやってます。
用意するもの
こちらは結構量を用意しましょう。
無印良品のファイルボックスは3つ用意。
あと、油性のネームペンがあるといいです。
ひたすら仕分けをする。
準備が整ったら、仕分けをしながら、クリアファイルに入れていきましょう。
仕分けの基準は、
1. 10年以上に渡って保存して置かなければならないけど、ほとんど見ないもの
2. 最低1年保存しなければいけないけど、めったに出し入れないもの
3. 現在進行中のもので頻繁に出し入れが必要
の3つにわけます。 それぞれ、1番は赤、2番めは青、3番目は緑の ポストイット フィルム 付箋 超丈夫 厚口 グリーン ブルー レッド 38.1×25.4mm 22枚×3パッド 686L-GBRを張り付けていきます。
インデックスを貼るときには、油性のネームペンで書類の内容が簡単に分かるように書いていきます。
仕分け内容の具体例ですが、 1. 10年以上に渡って保存して置かなければならないけど、ほとんど見ないもの というのは、我が家ですと、
- 銀行の口座開設時の書類（ネット銀行のIDなどが記載されたもの）
- 住宅ローンの書類
- 401K年金の書類
などなど、数年先も必要な情報となっています。
2. 最低1年保存しなければいけないけど、めったに出し入れないもの は
- 昨年の確定申告の書類
- 自動車保険の書類
- 携帯キャリアとの契約書
など、いらないんだけど、1年は保存しておく必要があるもの。でもいずれ捨てるものという感じです。
3. 現在進行中のもので頻繁に出し入れが必要は結構幅広く
- 確定申告の時に使う医療費控除のための請求書
- 持病の治療の診断書各種
- 1ヶ月以内に処理する請求書
など、とりあえず、頻繁に出し入れが発生し、その後捨てるもしくは、2番、3番に移動する可能性のものを集めます。
仕分けたらしまう
クリアファイルに入れて、インデックスをつけたら、ファイルボックスに入れていきます。
この時ファイルボックスも最低3つ用意して、仕分けと同じように、1番用の箱、2番用の箱に該当するクリアファイルを収納します。
3番目の現在進行中のもので頻繁に出し入れが必要は見る頻度が高いので、比較的取り出しやすいところにおいておくといいと思います。
我が家は、PCデスクの横にある棚が一番出し入れしやすいので、定位置にしています。
他の1番と2番のファイルボックスは本棚の一番下でちょっと取り出すのかがんだりしてめんどい。
どのファイルボックスだったかな？と悩んだ時も 3番だけは違う棚にあるので、請求書関連だったら3番を見て、契約書関連だったら2番か3番へと自然に自分が求めてるものを探し出せるのでストレスフリー。
ファイルボックス単体でおいてあっても、上から見た時に色がついたインデックスが見えるので、この箱は何番用のだというのが分かるので、目的がはっきりとしてスッキリします。
まとめ
この方法は、一時期ちょっと言われた三色ボールペン活用法からヒントをもらって考えました。
現物の写真をアップしようと思ったんですが、インデックスに思った以上に個人情報的なものが多かったので（苦笑）現物をお見せできないのですが、機会があったら、お見せしたいです。
